Komunikasi profesional: sarana, fungsi, prinsip organisasi proses

2024 Pengarang: Miguel Ramacey | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 06:21

Komunikasi profesional sangat penting untuk memungkinkan orang-orang di perusahaan berkomunikasi secara efektif satu sama lain. Kecepatan kerja seluruh perusahaan secara langsung tergantung pada seberapa cepat dan dapat diaksesnya transfer informasi akan dilakukan.

Komunikasi profesional memainkan peran penting dalam membuat keputusan yang paling efektif dan mengomunikasikannya kepada tim. Jika mereka dibangun dengan buruk, maka ini mengancam untuk menyebabkan konsekuensi negatif, yang dapat diekspresikan dalam kesalahan dalam keputusan yang dipilih, dalam munculnya kesalahpahaman antara karyawan dan manajer, serta dalam memburuknya hubungan antarpribadi.

Definisi konsep

Komunikasi profesional adalah interaksi yang dilakukan dalam ranah hubungan resmi. Tujuan utama mereka adalah untuk mencapai hasil yang diinginkan, menyelesaikan tugas yang ditetapkan, serta mengoptimalkan kegiatan tertentu. Pada saat yang sama, masing-masing peserta dalam komunikasi profesionalmemiliki status tersendiri, menjadi atasan, bawahan, rekan kerja atau rekanan.

Dalam kasus-kasus ketika orang-orang pada tingkat yang berbeda dari tangga karir (pemain dan manajer) berkomunikasi satu sama lain, kita dapat berbicara tentang komunikasi bawahan. Bagaimanapun, vertikal hubungan terlihat jelas di sini. Saat menerapkan interaksi berdasarkan prinsip kerja sama yang setara, kita dapat berbicara tentang komunikasi horizontal.

Relevansi masalah

Komunikasi profesional adalah pengalaman sehari-hari bagi orang-orang. Itu terjadi di tempat kerja dan di sekolah, universitas dan lembaga resmi. Ini adalah komunikasi antara siswa dan guru, bawahan dan bos, pesaing, mitra, dan kolega. Untuk mencapai tujuan di hadapannya, setiap orang harus terbiasa dengan sarana dan prinsip komunikasi tersebut, karena pasangan perlu berkomunikasi dalam bahasa yang sama (baik secara harfiah maupun kiasan), memiliki pengalaman sosial yang sama dan saling memahami.

Kepatuhan dengan persyaratan dasar komunikasi bisnis

Bagaimana membuat komunikasi dalam kegiatan profesional seefektif mungkin? Ini akan membutuhkan pemenuhan sejumlah persyaratan. Pertama-tama, komunikasi harus memiliki tujuan yang jelas. Pada saat yang sama, kepentingan semua orang yang terlibat dalam proses ini penting untuk mencapainya. Contohnya adalah membuat kesepakatan, menjalin hubungan, mengoordinasikan acara, mengembangkan kondisi yang paling menguntungkan untuk kerjasama, dll.

Untuk semua orangpeserta dalam komunikasi profesional dan bisnis perlu menghubungi satu sama lain, dan melakukan ini terlepas dari suka atau tidak suka pribadi. Pada saat yang sama, wajib untuk mematuhi subordinasi, peran pekerjaan, etiket bisnis, dan batasan formal. Konsep terakhir menyiratkan tidak hanya penerapan berbagai protokol, rutinitas dan peraturan, tetapi juga kebutuhan dangkal untuk mengendalikan kekuatan emosi sendiri dan menghormati lawan bicara.

Selain itu, salah satu syarat yang diperlukan untuk penerapan komunikasi bisnis yang paling efektif dalam kegiatan profesional adalah keterkelolaannya. Kepala perusahaan, sebagai orang yang paling tertarik untuk menyelesaikan tugas-tugas yang dihadapi tim, harus terlebih dahulu memperhatikan momen seperti itu. Penting baginya untuk memotivasi karyawannya untuk menemukan solusi terbaik, karena jika tidak, mereka akan tetap menjadi pengamat pasif, tidak menawarkan ide.

Alat komunikasi bisnis

Komunikasi profesional adalah keinginan yang bermakna dari satu orang atau sekelompok orang untuk memotivasi satu karyawan atau seluruh tim untuk bertindak yang entah bagaimana dapat mengubah situasi atau mengalihkan pembicaraan ke arah yang berbeda.

Ada sejumlah alat yang tersedia untuk implementasi rencana. Jadi, sarana komunikasi profesional antara lain:

1. Surat biasa. Dari semua alat komunikasi bisnis, ini adalah yang paling kuno. Dan dalam hal ini, surat tradisional memiliki sejumlahkekurangan. Mereka terdiri dari kecepatan pengiriman pesan yang rendah, desain surat yang lebih kompleks (dibandingkan dengan jenis komunikasi lainnya), dll. Dan ini belum lagi fakta bahwa sistem ini tidak selalu bekerja pada tingkat yang tepat. Tapi surat biasa masih digunakan sampai sekarang sebagai sarana komunikasi profesional. Keuntungan utamanya adalah cara yang sangat dapat diterima untuk mentransfer dokumen penting antar mitra. Dalam hubungan bisnis, metode seperti transmisi telegram juga dapat digunakan. Layanan ini juga disediakan melalui surat.
2. Sambungan telepon. Ini adalah sarana komunikasi bisnis yang sangat efisien. Namun, negosiasi telepon tidak mengikat secara hukum. Poin ini harus diperhitungkan saat menggunakan komunikasi profesional, saat menggunakan cara lain.
3. Email. Sarana komunikasi bisnis yang relatif baru ini sangat populer. Salah satu keunggulan utamanya adalah kombinasi bentuk komunikasi tertulis (teks tetap) dengan kualitas yang dimiliki komunikasi lisan, dalam bentuk kecepatan transfer informasi dan kemungkinan memperoleh tanggapan yang hampir seketika. Kualitas seperti itu menjadikan email sebagai salah satu sarana utama yang digunakan untuk transmisi pesan yang bersifat informal.
4. Faks. Menggunakan perangkat khusus, Anda dapat dengan cepat mentransfer salinan dokumen apa pun ke pasangan Anda. Kecepatan adalah keuntungan yang tidak diragukan dari komunikasi faksimili. Namun, dokumen yang dikirimkan dengan cara ini tidak memiliki kekuatan hukum, karena tidak memilikitanda tangan dan stempel asli. Itulah sebabnya, dalam banyak kasus, faks sebagai alat komunikasi hanya digunakan untuk pengiriman dokumen secara cepat. Mereka dapat diterima untuk dieksekusi hanya jika aslinya dikirim setelah mereka melalui surat biasa. Perlu diingat bahwa dilarang mengirim dokumen bertanda “Untuk Penggunaan Resmi” atau “Rahasia” melalui faks.

Komunikasi bisnis

Kontak lisan selalu menjadi inti dari komunikasi profesional. Itu dilakukan antara orang-orang yang saling terkait oleh kepentingan kasus, dan juga memiliki kekuatan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang muncul dan menjalin kemitraan.

Percakapan semacam itu adalah sarana komunikasi profesional, yang mewujudkan semua keuntungan yang tidak dimiliki komunikasi telepon dan pertukaran informasi tertulis. Faktanya adalah komunikasi bisnis:

• dilakukan dalam kondisi kontak dekat, bila memungkinkan untuk fokus hanya pada satu lawan bicara atau pada sekelompok kecil orang;
• menciptakan kondisi di mana hubungan pribadi dapat dibangun;
• menyiratkan kontak langsung.

Percakapan bisnis terutama mengacu pada pidato lisan. Dan itu, dibandingkan dengan bentuk tertulis, memiliki sejumlah perbedaan yang signifikan. Selama percakapan seperti itu, menjadi mungkin untuk secara langsung memengaruhi lawan bicara atau sekelompok orang. Dalam hal ini, gerak tubuh dan ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya digunakan. Di samping itu,komunikasi tatap muka tidak menyisakan waktu untuk pra-pemikiran. Itulah sebabnya bentuk komunikasi kasual sering digunakan dalam percakapan bisnis, serta beberapa fitur gaya dan tata bahasa.

Digunakan sebagai dasar komunikasi profesional, percakapan bisnis dibedakan terutama oleh konstruksi pemikiran yang logis. Berdasarkan praktik yang ada, dapat dikatakan bahwa pebisnis yang pandai menggunakan penilaian dan konsep, yang mampu membuktikan secara meyakinkan dan membuat kesimpulan yang benar, berhasil jauh lebih cepat daripada pebisnis yang tidak memiliki keterampilan ini.

Percakapan profesional memiliki budaya psikologisnya sendiri. Itu terletak pada kemampuan lawan bicara untuk membuat kesan yang baik pada orang lain, menciptakan suasana pertemuan yang bersahabat, menerapkan teknik khusus yang melindungi dari pertanyaan yang salah, mendengarkan lawan mereka sampai akhir dan, jika perlu, membantah argumen mereka, menggunakan teknik yang memungkinkan komunikasi bebas konflik.

Hubungan Antarbudaya

Saat ini, dunia semakin dianut oleh proses globalisasi. Itulah sebabnya komunikasi profesional antarbudaya muncul ke permukaan. Untuk implementasinya, dibutuhkan tenaga ahli yang tidak hanya menguasai bahasa asing. Mereka perlu menguasainya dalam hal komunikasi bisnis.

Paling sering komunikasi profesional seperti itu dilakukan dalam bahasa Inggris. Ini adalah sarana komunikasi utama dalamtingkat antar negara bagian.

Bahasa Inggris di bidang komunikasi profesional adalah versi bahasa Inggris yang dimodernisasi dan disederhanakan secara umum. Ini ditandai dengan adanya frasa klise standar, serta semua jenis pola. Seorang spesialis perlu mengetahuinya dan dapat menggunakannya dalam situasi tertentu.

Jika seorang juru bahasa diundang ke pertemuan bisnis oleh seorang pengusaha, dalam komunikasi profesional, spesialis semacam itu tidak akan melanjutkan hanya dari pengalaman hidupnya dan perilaku yang diterima di lingkungan budaya asalnya. Mempertimbangkan kekhasan perilaku orang lain akan membantu menghindari kesalahpahaman, kesalahan, dan masalah dalam percakapan.

Dalam komunikasi profesional antarbudaya, perlu diketahui norma-norma hubungan antarpribadi yang diterima dalam masyarakat tertentu. Yaitu - bahasa komunikasi non-verbal dan verbal. Yang pertama mencakup berbagai sinyal tanpa kata yang dikirim oleh peserta komunikasi satu sama lain. Mereka sering melakukan ini secara tidak sadar. Harus diingat bahwa pengetahuan tentang bahasa non-verbal dan verbal dalam komunikasi profesional yang bersifat antar budaya adalah kunci keberhasilan pertemuan. Seorang spesialis harus menyadari timbre ucapan yang diadopsi oleh orang-orang tertentu, volume pengucapan, intonasi, ekspresi wajah, postur, dll. Norma penggunaannya selama percakapan mungkin memiliki beberapa perbedaan. Contoh utama adalah senyum tradisional Amerika. Di Rusia, itu dianggap tidak tulus dan buatan. orang Amerikasebaliknya, mereka percaya bahwa orang Rusia terlalu muram, kasar, dan serius.

Pelatihan spesialis

Bagaimana masalah komunikasi bisnis antarnegara bagian diselesaikan? Negosiasi yang berhasil membutuhkan kehadiran seorang penerjemah yang berkualifikasi tinggi di bidang komunikasi profesional, yang memiliki pengetahuan budaya khusus dan umum. Universitas Rusia sedang melatih spesialis seperti itu.

Pada saat yang sama, sebuah program yang disebut "Penerjemah di bidang komunikasi profesional" aktif digunakan. Ini memberikan keterampilan untuk berkomunikasi secara efektif dalam bisnis dan pertukaran budaya saat ini.

Fungsi Utama

Di antara fitur komunikasi profesional adalah sistemnya yang agak rumit. Ini terdiri dari banyak tingkatan, tidak hanya mencakup organisasi tertentu, tetapi juga lingkungan eksternal. Pertimbangkan fungsi utama komunikasi profesional.

1. Informasi. Komunikasi profesional dirancang untuk memainkan peran sebagai perantara tertentu. Dengan bantuannya, ide, keputusan, dan pesan dipertukarkan antar karyawan. Fungsi informasi komunikasi bisnis diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi, serta untuk menghilangkan masalah yang muncul selama proses ini.
2. Motivasi. Komunikasi profesional berkontribusi pada keinginan karyawan untuk melakukan tugas mereka dengan lebih baik. Ini adalah fungsi motivasi.komunikasi profesional. Dalam hal ini pemimpin menggunakan sarana seperti perintah, bujukan, saran dan permintaan.
3. Kontrol. Menggunakan subordinasi hierarkis, fungsi ini dirancang untuk memantau perilaku karyawan perusahaan.
4. Ekspresif. Dengan bantuan fungsi ini, komunikasi profesional berkontribusi pada kepuasan kebutuhan sosial melalui ekspresi pengalaman dan perasaan tentang apa yang terjadi.
5. Komunikatif. Fitur ini sangat spesifik. Dengan bantuannya, kesalahan dan masalah khas yang muncul dalam komunikasi bisnis diidentifikasi dan diselesaikan, dan prinsip-prinsip perilaku optimal dirumuskan.

Fungsi komunikasi profesional juga dapat dipertimbangkan dari sudut pandang memastikan kehidupan perusahaan secara keseluruhan. Dalam hal ini, berikut ini terjadi:

1. Fungsi regulasi. Saat berkomunikasi, ada dampak tidak langsung atau langsung pada karyawan yang menjadi objek manajemen. Fungsi tersebut berkontribusi pada pengorganisasian tindakan bersama dalam tim, koordinasi dan optimalisasi oleh kepala semua tindakan yang dilakukan oleh tim.
2. Fungsi kontrol sosial. Salah satu metode untuk memecahkan masalah organisasi, serta bentuk dan prinsip kerjanya, memiliki karakter normatif yang nyata. Pengaturan semua ketentuan ini, yang ada dalam instruksi dan perintah kepala, membantu untuk memastikan organisasi dan integritas lembaga, serta konsistensi tindakan bersama dari setiap anggota tim. Untuk mempertahankan arah ini danmenjalankan komunikasi profesional kontrol sosial mereka.
3. Fungsi sosialisasi. Ini adalah salah satu tugas utama dari setiap pemimpin. Fungsi ini memungkinkan karyawan muda untuk bergabung dalam kegiatan bersama, yang mulai menguasai keterampilan dan kemampuan komunikasi, belajar menavigasi dalam situasi komunikasi, berbicara dan mendengarkan. Semua ini sangat penting tidak hanya untuk tujuan adaptasi antarpribadi, tetapi juga untuk pelaksanaan kegiatan profesional. Pada saat yang sama, kaum muda memperoleh sikap toleran, tertarik dan baik hati terhadap karyawan lain dan kemampuan untuk bertindak untuk memenuhi tugas kolektif.
4. Sosio-pedagogis. Dalam proses komunikasi profesional, terjadi proses pelatihan, pendidikan dan pengembangan kepribadian karyawan sekaligus mentransfer pengalaman praktis kepadanya. Berkat kontak sistematis yang muncul selama kegiatan bersama, semua peserta dalam komunikasi memperoleh pengetahuan baik tentang diri mereka sendiri maupun tentang mitra, serta tentang opsi terbaik untuk menyelesaikan tugas yang dihadapi tim. Menguasai keterampilan praktis terkadang menjadi kompensasi yang mungkin bagi beberapa karyawan untuk pengetahuan profesional yang hilang. Dan ini dipastikan oleh fungsi komunikasi sosio-pedagogis.

Pedoman

Komunikasi profesional didasarkan pada:

1. Interpersonalitas. Komunikasi semacam itu ditandai dengan keserbagunaan, keterbukaan interaksi antara orang-orang. Prinsip ini didasarkan pada kepentingan pribadi satu sama lain. Dan ini meskipunbahwa komunikasi berorientasi bisnis. Komunikasi seperti itu pasti mengandung ciri-ciri kontak antarpribadi.
2. Tujuan. Prinsip komunikasi profesional ini multiguna, karena proses komunikasi bisnis, bersama dengan muatan informasi yang dimaksudkan, juga membawa tujuan yang mendasarinya. Misalnya, seorang pemimpin, yang memberi tahu tim tentang data statistik yang dimilikinya, ingin menunjukkan aspek-aspek bermasalah dari bidang kegiatan tertentu. Pada saat yang sama, kemungkinan besar, pada tingkat bawah sadar, ia berusaha untuk menunjukkan kepada orang-orang yang hadir kefasihan, pengetahuan dan kecerdasannya.
3. Kontinuitas. Ini adalah salah satu prinsip komunikasi profesional. Terdiri dari kenyataan bahwa, memasuki bidang pandang mitra bisnis kami, kami menjadi pemrakarsa kontak terus menerus dengannya. Pada saat yang sama, komunikasi terjadi tidak hanya pada tingkat verbal. Mitra terus-menerus menerima pesan perilaku yang darinya dia dapat menarik kesimpulan yang tepat.
4. Multidimensi. Dalam perjalanan komunikasi profesional, setidaknya dua aspek hubungan interpersonal diwujudkan. Yang pertama adalah transfer informasi bisnis dan pemeliharaan kontak yang dibuat. Kedua, terjemahan dari sikap emosional terhadap pasangan (bisa positif dan negatif).

Etika komunikasi profesional

Setiap peserta komunikasi bisnis harus memiliki:

1. Kejujuran. Memiliki sifat karakter seperti itu, orang menahan diri dari perbuatan curang dan tipu daya. Namun, bahkanmereka yang menganggap kejujuran sebagai standar perilaku bisnis yang tak terpisahkan, terkadang masih harus berbohong. Dalam hal ini, orang harus membuat pilihan di antara alternatif yang tidak memuaskan mereka. Namun, kebenaran harus selalu diungkapkan. Berbohong dibenarkan hanya ketika memilih yang lebih rendah dari dua kejahatan, ketika keadaan mengharuskannya.
2. Integritas. Karakteristik yang melekat pada seseorang ini menemukan ekspresinya dalam kesatuan tindakan dan keyakinannya. Perilaku yang baik adalah kebalikan dari bermuka dua dan munafik. Orang seperti itu akan selalu melakukan apa yang dia janjikan. Misalnya, seorang karyawan pasti akan membantu rekannya dalam melaksanakan suatu tugas pekerjaan. Ini akan terjadi bahkan ketika tidak mudah baginya untuk melakukannya, tetapi dia berjanji.
3. Keadilan. Sifat karakter ini menyiratkan tidak adanya bias dan objektivitas dalam menilai orang lain dan tindakannya.
4. Tanggung Jawab. Fitur peserta dalam hubungan bisnis ini dimanifestasikan dalam sejauh mana ia bertanggung jawab atas kata-katanya, mematuhi standar moral dan memenuhi kewajibannya.