Pohon tujuan adalah istilah yang terkenal dalam manajemen. Ini adalah seperangkat tujuan dari sistem ekonomi, program atau rencana. Teknik ini telah ada selama lebih dari 50 tahun dan sekarang banyak digunakan selama perencanaan tugas.
Ini adalah representasi visual dari pencapaian hasil yang ditetapkan. Grafik menunjukkan target primer dan sekunder. Pada saat yang sama, tugas dengan prioritas yang lebih rendah dapat menjadi bagian integral dari pencapaian misi utama dan misi tambahan, yang dapat dihilangkan, tetapi lebih baik untuk diselesaikan.
Struktur
Pohon tujuan dan sasaran - ini semua adalah tujuan perusahaan, yang dibangun menurut prinsip hierarkis. Dalam struktur ini, ada level tinggi dan rendah, setiap tugas memiliki urutannya sendiri. Skema semacam itu dibuat untuk lebih memahami ruang lingkup pekerjaan dan secara visual mewakili hasil akhir. Gambar grafik merupakan bagian integral dari metode ini. Ini membantu untuk mencapai tujuan, menganalisis kemungkinan masalah dan menghasilkan solusi.
Apa itu pohon tujuan, mudah dipahami dengan contoh nyata.
Di atas adalah jenderalsasaran. Inilah yang menjadi tujuan perusahaan. Diikuti oleh tujuan bawahan, yang pencapaiannya berkontribusi pada hasil utama. Semakin rendah tugas, semakin tidak penting, tetapi wajib untuk diselesaikan, karena jika tidak diselesaikan, kemungkinan skema ini tidak akan berhasil meningkat. Ini adalah gambaran kasar, karena dalam praktiknya perusahaan dihadapkan pada situasi di mana Anda harus melepaskan beberapa tugas atau menemukan cara baru untuk memecahkan masalah.
Untuk kreasi yang benar dari struktur seperti itu, niat dirumuskan dengan tepat, prioritas dinilai dengan benar, kerangka waktu ditentukan.
Prinsip
Pertimbangkan enam prinsip untuk membangun pohon tujuan perusahaan:
- Menghitung sumber daya dan kebutuhan. Semakin kompleks tugas, semakin hati-hati direncanakan.
- Pembelanjaan distribusi adalah poin yang sangat penting, karena kekurangan uang adalah alasan umum mengapa perkembangan perusahaan berhenti.
- Spesifikasi instruksi. Tujuan harus dirumuskan dengan jelas, mereka harus memiliki hasil akhir. Menjelaskan parameter yang membantu menentukan apakah tugas telah mencapai status akhirnya. Item ini juga termasuk alokasi waktu untuk implementasi satu item atau lainnya.
- Pelaksanaan poin-poin secara bertahap dan konsisten adalah persyaratan wajib untuk mencapai tujuan akhir. Tugas secara rasional dibagi menjadi beberapa tahap, tujuan umum dan sekunder ditetapkan. Sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dianalisis.
- Struktur yang terbentuk dengan baikditentukan oleh kecocokan sub-tujuan dan maksud utama. Ini berarti bahwa sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas didistribusikan dengan benar, mereka harus cukup untuk setiap tahap.
- Setiap departemen perusahaan hanya memenuhi tujuannya sendiri, berdasarkan pohon niat.
- Langkah-langkah dipecah menjadi tugas-tugas kecil. Ini disebut metode dekomposisi.
Manfaat
Membangun pohon tujuan adalah bagian penting dalam menjalankan tugas. Jadwal dibuat untuk menampilkan rencana, dan manajemen menentukan sumber daya apa yang diperlukan untuk mencapai rencana.
Manfaat representasi visual dari tujuan:
- koordinasi kegiatan divisi struktural perusahaan;
- pembagian tugas kepada pejabat;
- meningkatkan tanggung jawab bersama para pelaku;
- memonitor pencapaian tujuan;
- mengatur tugas tertentu, tenggat waktu;
- menyiapkan perubahan arah jika ada perubahan mendadak dalam kegiatan perusahaan;
- meningkatkan efektivitas pengembangan proses manajemen;
- pengambilan keputusan manajemen.
Cara membangun pohon tujuan
Membangun pohon cukup mudah. Waktu yang cukup harus diberikan untuk tahap ini, dan semua tindakan selanjutnya harus dilakukan sesuai dengan rencana.
Manajemen menentukan misi perusahaan. Itu disebut jenderal dan merupakan batang, terletak di bagian atas pohon. Ini adalah quest dasar yang tidak bisa diselesaikan secara instan. Untuk mencapai titik akhirtugas yang lebih kecil akan diperlukan. Oleh karena itu, subtujuan didefinisikan - mereka diwakili oleh cabang-cabang pohon. Jika perlu, tujuan dibagi menjadi subtugas yang lebih kecil. Semakin besar skala perusahaan, semakin banyak level dalam struktur.
Setiap spesies digambarkan sejelas dan sedetail mungkin, semua nuansa dianalisis. Jumlah tujuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan misi yang lebih tinggi dianalisis. Struktur yang dibuat dengan benar berisi langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikannya, sumber daya yang diperlukan disediakan.
Setelah menentukan semua momen, tanggung jawab didistribusikan di antara departemen perusahaan. Setiap unit harus menjalankan tugasnya dengan jelas.
Contoh: penerimaan perguruan tinggi
Perlu mengurai contoh sederhana dari kehidupan untuk lebih memahami pohon tujuan. Bagaimana cara membuat dan menggunakan rencana masuk perguruan tinggi?
Saat mengurai, perlu memperhitungkan semua sumber daya, sorot subtujuan. Sumber:
- pendidikan sekolah;
- peluang finansial;
- bantu teman dan kenalan untuk masuk dan selama pelatihan.
Untuk menjadi mahasiswa, Anda perlu membawa tingkat sumber daya semaksimal mungkin. Misalnya, mendaftar kursus persiapan, belajar dengan tutor jika ada kesenjangan dalam pengetahuan tentang kurikulum sekolah. Temukan solusi untuk masalah mendapatkan uang untuk mengamankan pendidikan lebih lanjut: ambil pinjaman, pinjam, cari sumber penghasilan tambahan.
Setiap gol bisa dipatahkanuntuk tugas yang lebih kecil. Misalnya, pencarian tutor dapat dipecah menjadi langkah-langkah berikut:
- Mengatur pendapatan untuk membayar les.
- Cari tutor di jurusan yang dipilih.
- Cari waktu luang untuk kelas.
Dalam hal ini, paragraf kedua dapat dibagi menjadi beberapa bagian. Pemohon perlu memutuskan tanda mana yang paling dia ketahui, apa yang bisa dia tarik sendiri, dan apa yang tidak bisa dia tangani sendiri.
Contoh membangun kesejahteraan finansial
Sebuah pohon tujuan kesejahteraan finansial mungkin terlihat seperti ini. Pertama, misi ditentukan - ini adalah penghasilan konstan, cukup untuk tidak membatasi diri Anda dalam hal apa pun. Implementasi dipecah menjadi tiga subtujuan:
- penghasilan pasif;
- penghasilan aktif;
- penghasilan sampingan.
Ada tiga item tingkat kedua dalam struktur ini. Sekarang kita perlu membuat level ketiga. Item tentang menemukan penghasilan aktif berisi tugas-tugas berikut:
- cari pekerjaan yang lebih baik;
- menerima pendidikan tambahan;
- pindah tempat tinggal;
- alokasi waktu untuk pengembangan mandiri dari area yang dipilih;
- mendapatkan pengalaman.
Grafik dibangun lebih lanjut jika persyaratan tambahan ditemukan untuk menyelesaikan setiap item. Akibatnya, pohon dapat tumbuh hingga ukuran yang sangat besar.
Program untuk membangun pohon tujuan
Pohon dapat dikelola dengan bantuan program tambahan. Diantara merekatermasuk versi desktop dan online. Mereka dapat digunakan selama presentasi di layar lebar atau untuk kolaborasi dengan tim kecil.
Saat ini, sejumlah besar alat untuk menetapkan tujuan, mengatur proses pencapaiannya ditawarkan. Dalam aplikasi tersebut, pengguna memasukkan nama tujuan, menentukan kategori kepentingannya dan menerima model terstruktur.
Kesimpulan
Merencanakan kegiatan menggunakan jadwal tidak hanya sangat nyaman, tetapi juga efektif. Ini adalah alat yang memungkinkan Anda melihat secara visual bagaimana tugas akan berinteraksi, sumber daya apa yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Terkadang sumber daya yang hilang ditemukan, tugas baru muncul. Anda dapat melihat prinsip interaksi antara niat dan bagaimana mereka saling bergantung.
Secara umum, pembuatan jadwal dapat digunakan tidak hanya dalam bisnis atau dalam perencanaan masalah yang berhubungan dengan pekerjaan. Ini adalah cara yang berguna untuk menemukan jawaban yang tepat untuk pertanyaan pribadi, dan penasihat yang baik jika ada sesuatu yang penting yang tidak cukup jelas.
